Como organizador de eventos, após vários meses de planeamento e organização, certamente que não pretende que uma fila interminável de convidados se transforme numa experiência desagradável para os participantes do evento.

Quando os participantes chegam ao seu evento, o processo de check-in é a primeira impressão que irão ter, portanto, ao planear toda a experiência da acreditação é muito importante dispor de tecnologia e staff que irão ajudar a tornar o momento da chegada o mais tranquilo e agradável possível.

Para o ajudar a atingir esse objetivo elaboramos 8 dicas essenciais para uma acreditação de sucesso, bem como esclarecer o que pode fazer após o evento para aproveitar os dados de check-in e melhorar em ações futuras.

1. Tenha um check-in sustentável

Na atual pandemia do Covid-19, um processo de check-in de convidados com recurso a papel e caneta é uma péssima ideia em termos de distanciamento social para evitar infeções cruzadas.

Além do risco associado, este tipo de check-in ineficiente é um mau reflexo da marca do evento.

Uma acreditação sem papel, além da comodidade, demonstra um compromisso ecológico e de responsabilidade social. Desde o formulário de inscrição online, e-mail de lembrete pré-evento, à App de check-in no local do evento, criar uma experiência totalmente sem papel pode ser bastante fácil quando aliado a um parceiro que o irá ajudar em todo o processo para que se possa focar noutros aspetos importantes do evento.

2. Escolher um parceiro de Check-in digital

Para organizar um check-in sem papel, poderá necessitar de escolher um parceiro que o possa ajudar a organizar um check-in digital. Na Futurdata, não só terá um gestor de projeto que fará toda a criação e envio dos convites e, preparação da app de check-in, como também dispomos de um serviço de aluguer de tecnologia para complementar o software. Deste modo, asseguramos não só a App, como os iPad ou Tablet, cartões de dados e impressoras de etiquetas necessários.

3. Opte por Check-in via QR Code: é mais rápido e fluído

O tempo é o nosso maior trunfo e os convidados irão certamente apreciar se os ajudar a poupar tempo. Crie uma excelente experiência através de um check-in via QR Code, que permite que os participantes digitalizem o código em segundos, evitando assim longas filas e longas esperas.

Enviar um convite com QR Code para os convidados é muito fácil através da nossa App. Basta enviar-nos a sua lista de convidados, o texto que pretende inserir no convite e um banner do evento. A partir daí iremos criar o design do seu convite e, após aprovação, faremos o envio, com acesso a relatórios de entrega, soft e hard bounce.

No dia do evento, os participantes apresentam o QR Code no smartphone e o staff de promotores, através dos nossos iPad, faz a leitura do mesmo para concluir o check-in.

4. Envie um email com detalhes sobre o Check-in

Uma comunicação clara sobre o processo de check-in é essencial para garantir uma experiência tranquila. Para garantir que os participantes saibam com precisão quando e para onde ir, inclua detalhes importantes, como horário de check-in, oriente-os sobre como chegar ao local e tudo o que devem trazer com eles. Fornecer essas informações com antecedência garantirá que os participantes estão preparados para que o processo de check-in do evento seja o mais tranquilo possível.

Através da nossa App de check-in é enviado um e-mail personalizado com o nome do participante, banner do evento, QR Code de acesso e informação útil para o convidado.

Não se esqueça de anexar uma orientação como “apresente o seu QR code no balcão de acreditação” para que os participantes estejam totalmente cientes do que precisam fazer quando chegarem.

5. Sinalize a área do check-in

A sinalização eficiente é uma maneira fácil de simplificar o check-in. É essencial uma sinalização clara e direta que direcione os participantes e os ajude a encontrar a área ou balcão de acreditação.

Mapeie esse fluxo com antecedência e certifique-se de que o staff e equipa de promotores saibam para onde direcionar os participantes.

6. Uma receção simpática é essencial

O staff que está ligado à organização do evento, bem como a equipa de promotores devem estar em sintonia, sobretudo, no que toca a questões ligadas à acreditação, pois estas vão definir o tom para o resto do evento.

Uma receção simpática e disponível para eventuais dúvidas irá criar uma excelente impressão nos convidados. Assim, certifique-se que todo o staff esteja plenamente consciente da importância das suas funções.

7. Alargar o Check-In às várias sessões do evento

Sabia que o QR Code de acesso pode ser usado para além do check-in?

Através da leitura do QR Code de acesso no início de cada sessão poderá saber quantos participantes estiveram presentes na mesma. Ter estes dados será muito útil em eventos futuros para saber, por exemplo, que temas ou oradores despertaram mais interesse.

8. Faça uso dos dados pós check-in

Após o evento, é sempre enviado um relatório com os dados do check-in de cada participante, como a hora de chegada e alguns gráficos de análise. Aproveitar estas informações ajuda a pintar uma imagem completa do seu evento e ajudará na toma de decisões e estratégias futuras dos eventos.

Pronto para organizar uma acreditação digital com a melhor tecnologia e serviço? A nossa equipa está disponível para esclarecer as suas dúvidas e ajudar a alcançar o sucesso dos seus eventos. Fale connosco para saber mais.