Com a pandemia, a adaptação para alternativas digitais foi imperativa, e o que parecia ser uma solução temporária, tornou-se no formato do futuro, provando ser mais seguro, acessível e rentável.
Com a necessidade de continuar a comunicar e de não se poder parar as atividades, os meios digitais evoluíram e até surgiram novas plataformas de modo a responder a estas exigências.
Assim sendo, a urgência de diminuir os efeitos de crise provocados pela pandemia e de evitar prejuízos financeiros, deram origem aos eventos online e, posteriormente, aos eventos híbridos.
Antes de lhe apresentar os diferentes tipos de eventos digitais e as suas finalidades, vamos falar das vantagens deste formato:
- Facilidade de participação: o facto de o evento ser em formato digital facilita a participação de pessoas que antes, devido a impedimentos como custos de deslocação, alimentação e estadia, não podiam comparecer, pois estes já não são considerados. Pessoas, que antes tinham de ponderar se realmente tinham possibilidade de ir ao evento presencial, agora, com um evento online, os motivos que antes as impediam, podem já não existir.
- Custo reduzido: a organização de um evento presencial envolve a ponderação de vários custos, como espaço, logística, material, deslocação de oradores; no entanto, o que acontece na organização de um evento online é que muitos destes aspetos não são necessários, o que diminui o orçamento alocado, tornando este formato de evento mais rentável.
- Maior número de participantes: Com os eventos de formato presencial, havia a limitação no número de participantes consoante o venue No entanto, com os eventos digitais, há a possibilidade de acolher um número muito maior de participantes, podendo assim, atingir-se uma audiência maior e mais distante.
- Conteúdo pós-evento: com um evento online tem também a possibilidade de registar automaticamente os momentos e todas as participações, pois a maior parte das plataformas permite a gravação. Posteriormente pode utilizar parte do conteúdo para divulgar nas redes sociais, bem como no website, de modo a aumentar o engagement.
Quer deseje realizar uma conferência, um livestreaming ou um webinar com ou sem salas paralelas, a Futurdata desenha uma solução de acordo com as suas necessidades.
O seu evento pode ser híbrido que combina ambas as componentes presencial e digital, ou totalmente digital, e consoante as características do evento que quer realizar, a denominação varia, podendo ser considerado um livestreaming, conferência ou webinar.
- Livestreaming: pode ser um evento público, transmitido nas redes sociais, para uma audiência não segmentada, com o objetivo de entretenimento e com conteúdo generalista – podem ser entrevistas com personalidades importantes, concertos ou assuntos de carácter geral; ou pode ser um evento com transmissão fechada para um grupo restrito de convidados, como os webinars.
- Conferência: é um evento privado, com teor colaborativo ou pessoal – podem ser sessões breakout, formações com poucos participantes, consultadoria ou reuniões de equipa.
- Webinar: evento privado para uma audiência online, com métricas e focado na interação, pode ser realizado com finalidade de marketing – podem ser aulas, demonstração de produtos, apresentações com Q&A técnico, apresentações de especialistas, formações generalistas (grandes equipas, procedimentos) ou comunicação de resultados.
Se pretende organizar um evento digital será necessária uma plataforma para acolher o seu evento. No mercado tem à sua disposição uma série de plataformas para essa finalidade e, no momento de escolher a que vai usar, deve ter em consideração os seguintes aspetos:
- Personalização da plataforma: logótipo, landing page, flexibilidade de conteúdo;
- Ferramentas de gestão: emails, lembretes, pagamentos, métricas, conteúdos pós webinar;
- Funcionalidades de sessão: Q&A, inquéritos, partilha de ficheiros, apresentações, injeção de vídeo, quadro branco, número de oradores em palco;
- Qual o tamanho da audiência esperada para definir plataformas disponíveis e interações previstas;
- Suporte da plataforma: disponibilidade para responder a questões, problemas a reportar e guias de utilização;
- Valores da licença: qual o investimento previsto, a facilidade de alteração entre funcionalidades, dimensão e valor a investir;
- Pode ainda ser desenvolvida uma plataforma específica para o seu webinar, personalizada consoante as características do evento, desde o layout à identidade visual. Esta opção tem a vantagem de ser uma plataforma única e de tornar o evento ainda mais memorável, o que irá perdurar na memória do participante.
Deixamos aqui algumas dicas para um evento digital bem-sucedido:
- Definir objetivos: a definição de objetivos é essencial antes de delinear um plano de ação (qual o tipo de evento, a finalidade do evento, audiência prevista, resultados a atingir, como medir o retorno);
- Divulgar: através de email marketing, das redes sociais com publicidade, de modo a atingir o seu público de interesse;
- Organizar o seu programa de conteúdos: perceba que conteúdo vai ser abordado e em que momentos, quais os momentos de interação. Uma boa prática é elaborar e distribuir um guião pelos intervenientes;
- Definir uma estratégia para gerir e responder aos comentários: caso o seu evento permita comentários da audiência, deve delinear uma estratégia de como vai gerir os comentários recebidos, quando e quem vai responder às perguntas, e quais serão os comentários mais importantes;
- Promover a interação: defina momentos de Q&A para envolver os oradores e manter o interesse do público;
- Estabelecer a duração: tente cumprir com a duração determinada pois no meio digital é fácil a audiência distrair-se e perder o interesse, e consequentemente, sair do evento. Adeque o conteúdo e duração ao formato digital;
- Monetizar o evento: tenha estratégias para monetizar o evento como patrocínios (vídeos e ofertas) ou bilhetes de entrada;
- Preparar o pós-evento: aproveitar o conteúdo do evento online e divulgar nas redes sociais, analisar as métricas e resultados para perceber se o objetivo foi alcançado.
Quando escolhe a Futurdata para gerir os seus eventos online, pode contar connosco para:
- Ajudar na escolha da plataforma que melhor se adequa ao tipo de evento;
- Adaptar e personalizar a plataforma consoante as características do evento;
- Realizar testes de som, imagem e conexão (quando aplicável) com os intervenientes, para minimizar as possíveis falhas;
- Estudar o guião das apresentações para que o evento se desenrole com fluidez, para saber quando são as intervenções dos oradores, quando passar os vídeos e o momento de intervenção da audiência;
- Apoiar na gestão dos comentários recebidos, nos destaques dos oradores e dos participantes;
- Garantir o sucesso da transmissão, tanto na plataforma, quanto nas redes sociais (quando se aplica).
Já sabe que evento digital quer realizar? Conte com o apoio da Futurdata para que corra melhor do que o esperado e para que seja um sucesso!
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