Os eventos são a melhor forma de promover a relação entre a organização e o seu público de interesse. E agora que começamos a voltar aos eventos presenciais, definir objetivos e ter em atenção o detalhe é importante para tornar o regresso memorável.

Características como ser inovador, possuir um nome de fácil memorização, satisfazer as necessidades do público, criar expectativas, bem como ter um forte apelo promocional e emocional é o que torna um evento inesquecível no qual as pessoas desejam participar.

Durante o processo de criação do seu evento, antes de o começar a desenvolver e a organizar, deve ter em conta vários aspetos como a dimensão, formalidade e tipologia, para poder caracterizá-lo corretamente.

Dimensão: consoante o número de participantes que estarão presentes no evento, a logística de organização terá diferentes componentes envolvidos. Podemos assim definir um evento, no que toca à sua dimensão, como micro (até 100 participantes), pequeno (entre 101 e 500 participantes), médio (entre 501 e 3.000 participantes), grande (entre 3.001 e 80.000 participantes) e mega (com mais de 100.000 participantes).

Formalidade: conforme a formalidade que um evento apresenta, devem ser cumpridas normas e protocolos que estão regulamentados. Assim sendo, um evento informal, como a palavra indica, é totalmente despojado de formalidades; um evento semiformal deve cumprir algum protocolo como discurso, saudação de boas vindas, apresentação das autoridades locais e visitantes; enquanto que um evento formal deve cumprir as normas protocolares que se encontram no Decreto-Lei nº 150/87, de 30 de março.

Tipologia: podemos ainda classificar um evento de acordo com a sua tipologia, ou seja, o tipo de evento que será realizado. Os Eventos Técnicos/Científicos são as conferências, congressos, convenções, workshops, debates, fóruns ou jornadas, os Eventos Comerciais/Institucionais são as exposições, feiras, lançamentos, tomadas de posse ou leilões; já os Eventos Sociais são os cocktails, brunch, coffee-breaks, festivais, saraus ou espetáculos.

Ainda antes do planeamento do evento, existem algumas questões que devem ser respondidas para que não haja dúvidas nem divergências durante o planeamento. Aspetos como o objetivo do evento, resultados desejados, duração, onde e quando se vai realizar, quem vai participar e qual a logística e que equipamentos vão ser necessários, são importantes ter definidos para manter a coerência durante toda a organização do evento.

A comissão organizadora tem um papel fundamental pré-evento no que toca a:

• angariar orçamentos,
• selecionar e contratar fornecedores de serviços e materiais,
• coordenar e supervisionar a execução dos serviços e fornecimentos contratados,
• tratar das inscrições: recebimento, confirmação e controle,
• selecionar e treinar a mão-de-obra contratada,
• desenvolver a imagem do evento: logótipo, convites, certificados, crachás, programas, cartas para patrocinadores, cartas de agradecimento,
• definir o perfil do público-alvo,
• criar base de dados: participantes, patrocinadores, oradores, imprensa, fornecedores, entre outros,
• fazer a gestão financeira,
• tratar da organização protocolar do evento, caso se aplique.

Definidas as funções da comissão organizadora e os detalhes principais do evento, o planeamento deve abranger e ter em conta todos os pormenores, desde o local, a viabilidade económica, a divulgação e convite, os recursos materiais e humanos, e entre outros aspetos.

Local: para escolher o local é essencial ponderar:

• a data do evento,
• a acessibilidade e segurança,
• a visibilidade do local,
• os acessos ao local,
• número de participantes,
• se as salas ou os auditórios têm capacidade para os participantes esperados,
• se tem estacionamento disponível,
• a área de circulação,
• quais as condições sanitárias e de limpeza,
• quais as condições de iluminação e ar condicionado,
• a acústica das salas,
• a decoração do espaço,
• qual é o equipamento técnico disponível.

Viabilidade económica: um aspeto muito importante no planeamento é definir se a inscrição é gratuita ou sujeita a pagamento, caso seja a segunda opção, deve-se disponibilizar os valores das taxas, prazos e formas de pagamento. Uma forma de angariar fundos para pagar as despesas do evento é optar por ter patrocinadores, sendo que pode criar um Pacote de Patrocínios, que inclui:

• logótipo das empresas nos crachás do evento,
• roll up’s na receção e entrada dos auditórios/salas alusivos às empresas,
• material para participantes (canetas, pastas, blocos) com o logótipo das empresas,
• coffee-break patrocinado pelas empresas.

Divulgação: planear a divulgação do evento passa por delinear estratégias que maximizam o número de pessoas alcançadas. Quando um evento recorrente é muito esperado pelo público, o esforço necessário para o divulgar é menor, sendo esta a situação ideal pois sabemos que o evento tem sido bem-sucedido. As estratégias a desenvolver devem focar-se:

• nos meios a usar: website, roll up’s, jornais, cartazes/posters, folhetos, redes sociais, etc,
• no formato da mensagem: formal, descontraído, divertido, neutro, etc,
• quando vai ser feita a divulgação e durante quanto tempo,
• nos recursos humanos necessários para a divulgação.

Convite: caso o tipo de evento requeira o envio de convite, este deve conter no máximo dois tipos de letra diferentes e mencionar:

• o tema,
• a eventual presidência,
• data, lugar e hora,
• duração,
• estacionamento (se disponível),
• data limite de resposta,
• onde e a que devolver a resposta,
• preço (se aplicável).

Recursos materiais: durante a fase do planeamento é importante considerar todo material que será necessário para o evento para evitar imprevistos da falta de recursos que podem prejudicar durante a organização e preparação. Deve ser considerado:

• material audiovisual: computadores, microfones (fixos, de mão, de lapela), vídeo-projetores, máquinas de filmar e fotografar, LCDs ou Touch Screen,
• documentos necessários para o Secretariado e Comissão Organizadora,
• material para os participantes,
• material de divulgação,
• diversos equipamentos.

Recursos humanos: à semelhança dos recursos materiais, os recursos humanos devem ser definidos e alocados com antecedência para a preparação do evento, incluindo:

• colaboradores da organização e parceiros necessários: secretariado, rececionistas, coordenadores, supervisores, mestre de cerimónias, técnicos (de luz, som e informáticos), tradutores/intérpretes, fotógrafos, designers, decoradores, pessoal de limpeza,
• a quantidade de colaboradores, para questões de remuneração,
• promotores para durante o evento,
• oradores, moderadores e apresentador.

Outros: devem ainda ser considerados outros aspetos como o transporte dos convidados/oradores, estadia (caso aplicável), o catering e atividades a serem realizadas.

Apenas após o planeamento estar concluído e todos os detalhes definidos, é que se pode começar a desenvolver e a organizar o evento.

Para facilitar este processo, o ideal é criar etapas temporais que orientem a Comissão Organizadora. De seguida deixamos um exemplo de como as tarefas a serem concluídas podem ser divididas de modo a que nenhum pormenor seja esquecido.

Antes do evento:

6 meses a 1 ano:

• reservar o local para o evento,
• contratar os parceiros e serviços de apoio,
• notificar os participantes com os pormenores do evento,
• convidar os oradores e convidados VIP.

3 a 6 meses:

• planear um programa de tópicos e identificar os oradores,
• criar um site do evento e incluir o programa, os keynote speakers, biografia dos oradores,
• contratar catering e definir menus,
• começar a divulgação (publicidade, redes sociais, newsletters, folhetos, notas de imprensa).

3 semanas:

• confirmar menus, salas e outros elementos com o local do evento,
• reconfirmar os oradores,
• reconfirmar os participantes,
• reforçar a publicidade, criar as notas de imprensa e contactar os jornalistas, criar as notas de agenda.

1 semana:

• enviar o material para o local do evento (pelo menos 24 horas antes da chegada dos elementos da organização),
• confirmar a chegada do material ao local do evento,
• confirmar refeições,
• levar para o local material suplente (etiquetas, clips, canetas, lápis, blocos de notas, tesouras, etc).

Véspera do evento:

• verificar todos os pormenores,
• reunir com o responsável do evento e confirmar pormenores,
• verificar se as infraestruturas estão prontas,
• verificar se as informações essenciais estão afixadas e nos respetivos locais,
• confirmar se o equipamento está a funcionar,
• testar as diversas apresentações (se aplicável),
• analisar se as diversas áreas estão limpas,
• reunir com o serviço de promotores e confirmar posições e tarefas,
• confirmar se a alimentação está devidamente tratada e confirmada,
• verificar se os transportes estão confirmados,
• rever a programação social, cultural e turística,
• confirmar se os parceiros e os recursos humanos estão a postos para realizar as tarefas definidas,
• confirmar a lista de participantes com a receção do check-in,
• verificar se o protocolo exigido é do conhecimento de todos os envolvidos,
• averiguar se os “welcome kit” são suficientes para entregar aos oradores, moderadores e convidados VIP.

Dia(s) do evento:

• visitar as salas do evento e os outros espaços, pelo menos uma hora antes do evento começar, para verificar se está tudo pronto,
• confirmar se os oradores se registaram e lembrar para contactarem a organização,
• confirmar com o responsável de audiovisual se o material necessário está pronto.

Pós-evento:

• reunir com o responsável do evento para rever faturas e recibos, e devolver os materiais que já não são necessários,
• tratar da desmontagem física das infraestruturas,
• retirar cartazes e publicidade,
• caso se aplique, fazer o acondicionamento de materiais para futuras utilizações,
• fazer o encerramento de pagamentos pendentes,
• fazer o encerramento de contas,
• enviar cartas ou emails de agradecimento a patrocinadores, convidados, oradores, meios de comunicação social,
• realizar relatórios de avaliação,
• preparar para a edição de atas,
• preparar documentação produzida no evento, nomeadamente o press kit do evento (notas de imprensa, anúncios, notícias, espaços gratuitos obtidos na comunicação social),
• atualizar o website do evento com fotografias, apresentações e teasers de apresentações,
• criar bases de dados com todos os contactos.

Para um evento se desenrolar sem imprevistos e ter um resultado positivo é fundamental que cada pessoa envolvida tenha bem definido o seu papel e funções, desde os colaboradores da organização aos parceiros.

A Futurdata tem sido parceira em vários eventos onde oferece tanto os seus serviços de Aluguer como de Soluções Digitais, sendo que é possível usufruir dos equipamentos necessários durante o evento, desde iPads ou Tablets, LCDs, Laptops, entre outros; e tirar proveito de recursos digitais, nomeadamente o Check-in QR Code que proporciona uma entrada dos convidados mais fluída, rápida e segura.

Peça aqui uma proposta dos equipamentos ou soluções digitais que a sua equipa necessita para tornar o seu evento numa experiência memorável para os participantes.