A indústria dos eventos foi dos setores que mais se reinventou com a pandemia global. Embora mudar ou adaptar todo o modelo de negócio nunca seja uma decisão fácil, o custo de esperar (ou, em outras palavras, não fazer nada) é muito maior. Em 2020, fomos expostos aos eventos virtuais e o modelo híbrido continua a conquistar território. E a verdade é que tudo aponta para que este modelo permaneça, mesmo após o levantamento das restrições.

Se há uns meses atrás podíamos pensar que seria algo de passagem, a verdade é que as empresas se adaptaram de tal forma aos eventos híbridos que, atualmente, lhes atribuímos inúmeras vantagens e os encaramos como algo que veio para ficar. Sabia que 62% dos organizadores de eventos dizem que o futuro são os eventos híbridos?

Neste guia, além de poder saber mais sobre o que são os eventos híbridos, poderá também descobrir as suas vantagens, dicas sobre como organizar um evento híbrido, os ingredientes essenciais para o sucesso do mesmo e ainda algumas ideias que consideramos ser decisivas neste futuro híbrido.

O que é um evento híbrido?

Um evento híbrido é um congresso, conferência ou feira que junta dois formatos distintos: o presencial e o online.

Na prática o evento acontece quer presencial, quer virtualmente. Deste modo, participantes e oradores, podem estar presentes no evento, fisicamente ou remotamente.

O conceito não é novo e já no passado esta conjugação do virtual com o presencial se verificou benéfica para aumentar a participação em eventos, nomeadamente para participantes que não pudessem comparecer fisicamente devido a restrições de viagem, por exemplo.

Mas não podemos olhar para os eventos híbridos como uma simples transmissão para quem assiste a partir de casa. A base de um bom evento híbrido consiste em aperfeiçoar e oferecer a melhor experiência para quem assiste ao evento virtualmente. Isto passa por permitir que os participantes online possam participar nas sessões de Q&A (Perguntas e Respostas), interagir com os oradores e fazer networking com outros convidados.

Neste artigo, vamos percorrer algumas das vantagens dos eventos híbridos, dicas sobre como organizar o seu evento, juntamente com alguns dos ingredientes essenciais para o sucesso do mesmo. E mantenha-se até ao final do artigo onde vamos refletir sobre alguns dos motivos pelos quais se afirma que o futuro é híbrido!

Quais as vantagens dos eventos híbridos?

• Mais alcance e maiores audiências:

Sabia que um estudo mostrou que 98% da audiência de um evento híbrido não estava a planear ir ao evento presencial? Ou seja, o seu evento pode alcançar toda uma nova audiência que pode não estar interessada em comparecer no evento presencial ou ainda não tem a certeza de quais os benefícios. Imagine o alcance que isto lhe trará em ações futuras uma vez que está a permitir que esta audiência “espreite” o seu evento e fique interessada em participar mais tarde.

Claro que temos ainda os participantes que adorariam estar presentes, mas que não podem por vários motivos e é aqui que entra a magia. Os eventos híbridos quebram barreiras geográficas já que podem ser transmitidos para qualquer local do mundo. Basta uma ligação à internet.

Assim, para quem vai assistir online existe uma maior conveniência já que não tem que se preocupar com viagens e alojamento, tornando-se uma opção mais atrativa ver a transmissão a partir do seu computador. Sem esquecer que é uma alternativa mais económica.

Um evento híbrido pode assim ter uma audiência muito maior em comparação com um evento apenas presencial.

• Redução do impacto ambiental e custos:

Os voos de longo curso para assistir a um evento eram mais do que comuns e aconteciam com bastante frequência. Ao permitir que os convidados participem online, não só as emissões de carbono irão cair drasticamente, como as organizações deixam de ter os custos associados às viagens corporativas.

Se bem se recorda, a redução do impacto ambiental foi já comprovada pelo fluxo de imagens nas redes sociais que mostravam imagens, como os canais de Veneza em Itália, com águas tão transparentes como já não havia memória.

• Venues menores:

Se o evento vai contar com uma grande audiência online, não será necessário ter um venue com uma capacidade para um grande público e, em consequência, terá um menor custo. Ainda que seja necessário um espaço com dimensão suficiente para cumprir o distanciamento social entre convidados, características como o sinal de internet tornam-se agora ainda mais importantes de assegurar na seleção de um espaço para que o streaming decorra sem percalços.

• Conteúdo pós-evento:

Ao realizar um evento híbrido é importante solicitar ao seu fornecedor de audiovisuais a gravação das várias sessões. Este conteúdo será valioso após o evento e poderá ter múltiplos usos. Pode enviar a gravação para os participantes que não puderam assistir ou que assistiram, mas que gostariam de ver novamente. Pode até editar fragmentos das sessões para fazer vídeos mais curtos para as redes sociais. Assim, o seu evento continuará a gerar engagement dias ou até semanas após o término. Isto irá manter o evento e marca na mente dos convidados por muito mais tempo.

Como organizar um evento híbrido:

1. Definir o público-alvo e os objetivos

A estratégia é a chave para o sucesso do evento híbrido e como tal, o planeamento começa na escolha do público-alvo. Conhecer a audiência é fundamental porque nos vai ajudar a decidir que elementos incorporar no evento, bem como a definir a experiência que vamos oferecer – ferramentas de interação, networking ou comunicação com oradores e expositores.

Quando falamos dos objetivos, é necessário definir o retorno que se espera que o evento híbrido traga à empresa. Entre os vários objetivos temos: aumentar o alcance, estender o acesso ao conteúdo produzido, educação e formação de colaboradores ou até novas formas de receita.

2. Definir e estruturar o programa do evento

No momento em que o convidado se encontra a decidir se vai participar ou não no evento, provavelmente, o primeiro passo que ele irá tomar será consultar o programa. Ora, por este motivo, não é admirar que a estruturação do programa seja essencial. É necessário escolher os temas a serem debatidos e consequentemente, oradores e moderadores que sejam especialistas na apresentação e discussão dos mesmos.

Nunca é demais ressalvar a importância de conteúdos claros, objetivos e interessantes, sobretudo quando os nossos participantes estão a assistir online e em que, por vezes, fica mais difícil manter o foco na transmissão.

3. Escolher o local

Sendo um evento híbrido, existe uma componente presencial, pelo que é necessário fazer a seleção de um local. No momento de decidir, alguns pontos a ter em consideração são a capacidade do local para o número de participantes presenciais esperados, já que devemos garantir o distanciamento social recomendado. Outro ponto são as infraestruturas, sendo que é mandatário verificar se a zona tem bom sinal de internet.

4. Escolher o fornecedor de audiovisuais

Para organizar um evento híbrido deverá contratar um fornecedor de audiovisuais que irá acompanhá-lo em todo o processo, desde o planeamento à transmissão. Este fornecedor ficará responsável por uma equipa que deverá incluir produtores de vídeo, técnicos de som, operadores de câmara, bem como todo o hardware necessário para a transmissão.

5. Escolher a plataforma de transmissão.

Para a escolha da plataforma e o formato da transmissão poderá recorrer ao fornecedor de audiovisuais para perceber quais as opções disponíveis. Se o evento for aberto, poderá fazer a transmissão para as redes sociais, onde não terá nenhum limite de audiência. Para eventos privados, será melhor optar por plataformas de webinar ou então a criação de um site onde seja possível embeber a transmissão.

Além disso, deve considerar a responsividade da plataforma, ou seja, se funciona bem em qualquer dispositivo, desktop, tablet ou mobile.

6. Avaliar

No final do evento, obviamente, temos que analisar e avaliar o mesmo. Entre as métricas para medir o sucesso estão o número de participantes quer online, quer presenciais. Comparar o total de inscritos com o total de participantes e obter feedback. Poderá ser uma boa prática enviar um inquérito de satisfação pós-evento para ter uma ideia de como os participantes se sentiram em relação às experiências no local e em relação às virtuais.

5 ingredientes essenciais para eventos híbridos de sucesso

O sucesso de um evento online depende em grande parte da nossa capacidade de atrair e seduzir a audiência. Não nos podemos esquecer que eles podem sair com um simples clique no browser.

Por isso, deixamos aqui a 5 guidelines para um livestreaming bem-sucedido:

1. Faça vários planos de imagem:

Dependendo do número de oradores simultaneamente em palco, deve haver pelo menos entre 2 a 3 câmaras a captar diferentes ângulos. Assim, ao alternar entre planos vai manter o interesse da audiência e esta poderá desfrutar ainda mais da experiência.

2. O programa deve ser interativo

Ao contrário do que acontece quando estamos a ver televisão, quando assistimos a um evento online, o mais provável é que tenhamos um teclado à nossa frente. Como tal, é prudente pensar sobre como a audiência online pode participar. Algumas formas de interatividade são as perguntas via chat que serão respondidas ao vivo, sondagens ou até um quiz que pode ser jogado não só pelo publico online, como o presencial.

3. O tempo deve ser limitado

Poderá ser um desafio conseguir manter uma audiência online conectada e atenta ao seu evento durante várias horas seguidas. É importante definir a duração do evento para que consigamos concentrar e manter a energia dos participantes durante esse tempo. Uma dica poderá ser programar o seu evento para mais dias, mas com programas curtos em cada dia.

4. Deve haver um tema claro

Escolha um tema claro e atraente para o seu público-alvo e construa o programa em torno desse tema. Um bom programa pode ser o fator decisivo para encorajar os espectadores a assistir fisicamente ao próximo evento.

5. Seja cativante

A escolha de um bom moderador pode também ser a chave para o sucesso do evento híbrido. O moderador terá o papel fundamental de monitorizar o conteúdo online, como as questões dos participantes e direcionar as mesmas para os oradores. Deste modo, é importante certificar-se que o moderador está preparado para essa dinâmica e que irá conseguir cativar tanto a audiência presencial como a audiência online.

Uma boa prática poderá também passar pela seleção de uma pessoa que ficará responsável por dar feedback a questões colocadas online que, por questões de tempo, não puderam ser respondidas ao vivo.

Os eventos híbridos são o futuro:

Existem vários fatores que ao longo dos últimos meses contribuíram para o facto de organizadores de eventos, CEO de grandes organizações ou até mesmo público em geral, acreditarem que os eventos híbridos vieram para ficar. Eis alguns dos motivos que selecionamos:

Já passamos a fase de adaptação: a verdade é que todos estes meses em teletrabalho, a fazer reuniões zoom e a assistir a webinars mudou drasticamente a forma como consumimos conteúdo. A curva de aprendizagem foi ultrapassada e todos estamos habituados, com maior ou menor habilidade, a trabalhar com esta tecnologia.

As reuniões online vieram para ficar: se aprendemos algo com a pandemia foi que a maior parte das reuniões não precisam ser presenciais. As empresas perceberam que os custos associados a fazer uma viagem de carro ou avião, alojamento e ainda o tempo gasto nesse processo não se justifica para um encontro que dura duas horas. As reuniões virtuais passaram a ser tão eficazes como uma reunião presencial, com todos os benefícios que isso traz em termos de poupança financeira e de tempo. Atualmente, fazer uma reunião está à distância de um clique e nem temos que sair da nossa secretária.

As viagens corporativas ainda não vão retomar: As viagens de negócios são um dos pilares de muitas agências de viagens, hotéis e companhias aéreas, mas não se prevê o seu retorno ao mesmo nível pré-COVID. Na realidade, prevê-se que as viagens de lazer tenham um ritmo de crescimento mais acelerado em comparação com as de negócios. Recentemente, o Bill Gates afirmou que “considera que 50% das viagens de negócios vão desaparecer.”

Todos podemos concordar que os últimos meses foram imprevisíveis e de constante adaptação. Mas todos nós aprendemos muito com estas novas experiências. Planear tudo isto pode ser um desafio, mas aqueles que não se adaptam às mudanças do mercado correm o risco de ser deixados para trás à medida que os setores evoluem.

Incorporar eventos online e híbridos no calendário de ações será uma peça-chave na estratégia de muitas organizações. Eventos presenciais como os conhecíamos nunca sairão de moda, mas nunca é demais ter um plano de backup.

Se está a planear organizar um evento híbrido, não deixe de nos contactar para descobrir as soluções que temos disponíveis. Ao ter uma equipa especializada ao seu lado, poderá focar-se em aspetos tão importantes, como a criação do programa e conteúdo.