Para fazer frente ao impacto da pandemia na indústria dos eventos, muitas empresas estão a apresentar e desenvolver alternativas virtuais. Contudo, sabemos que existe uma vontade generalizada de regressar aos eventos físicos, que tão bem conhecemos, o quanto antes.

No dia 15 julho de 2020, a  PCMA – Professional Convention Management Association, escreveu um artigo que partilha a visão de duas agências de eventos acerca do futuro dos eventos na era do Covid-19. Estas agências, Freeman and Shepard, através de vídeo demonstraram que é possível criar eventos seguros e responsáveis se acautelarmos as devidas regras de higiene e segurança.

Nos dois vídeos é possível conhecer os protocolos de segurança das duas empresas. Das várias medidas da Freeman, destacamos a touchless registration. Nesta medida, prevê-se que os convidados recebam o seu badge digital no smartphone para que possam fazer a leitura do mesmo à entrada do venue.

Recentemente, também a visitBerlin em cooperação com a visitBerlin Convention Partner, desenvolveu o guia Hygiene Framework Concept - Guidelines for safe events in Berlin during the corona pandemic. Neste guia é possível ler as várias medidas aconselhadas na organização de eventos, nomeadamente, nas regras de higiene e desinfeção dos espaços, distanciamento social, a gestão dos participantes, a produção do evento, horários, catering e, claro, o check-in dos convidados.

No ponto 7 deste guia, Check-in (accreditation, ticket checks, cloakroom), podemos ler “Ticket or entry controls must be contactless and electronic.” Ficando assim, mais uma vez, reforçado o importante papel do QR Code como solução para um check-in seguro.

O guia pode ser consultado aqui.

Como organizar um Check-in Contacless?

Ainda antes do evento começar, é necessário garantir que todos os convidados recebem o seu convite digital com QR Code. Assim que a inscrição online é concluída, o participante deverá receber um email com o QR Code e guardar o mesmo no seu smartphone. 

Esta ferramenta, já conhecida no meio dos eventos, torna-se agora imprescindível como uma medida de segurança, usada para otimizar e controlar o acesso dos participantes, diminuindo o tempo de espera em filas.

No dia do evento, o convidado deve aceder a esse código e fazer a leitura com o iPad que estará disponível na acreditação. Nesta parte, aconselhamos a evitar o uso de balcões ou mesas de secretariado. Sabemos que existe uma tendência de os participantes se debruçarem sobre o balcão ou pousarem os seus pertences e tal exigiria uma constante desinfeção da superfície.

Como alternativa sugerimos os suportes de iPad que podem ser personalizados com banner do evento.

No final do evento, terá um relatório com os convidados presentes que é mais uma medida de precaução caso seja necessário fazer alguma comunicação aos mesmos.

Descubra neste vídeo o exemplo de um evento híbrido com solução de check-in contactless via QR Code.

Fale connosco através de [email protected] e vamos preparar o seu check-in QR Code para que o seu evento cumpra todas as normas de segurança e higiene aconselhadas.